Commercial Invoice เป็นเอกสารสำคัญของการค้าระหว่างประเทศ ใช้แสดงข้อมูลการซื้อขายระหว่างผู้ขายกับผู้ซื้อ เช่น รายละเอียดสินค้า จำนวน ราคา สกุลเงิน เงื่อนไขการค้า และยอดรวมของรายการ
Commercial Invoice คืออะไร และสำคัญอย่างไร
กรมศุลกากรระบุ บัญชีราคาสินค้า (Invoice) เป็นข้อมูลที่ควรจัดเตรียมเพื่อประกอบการยื่นใบขนสินค้าขาเข้า ร่วมกับ Packing List, Bill of Lading, เอกสารประกันภัย ใบอนุญาต และ Certificate of Origin เมื่อเกี่ยวข้อง
ในทางปฏิบัติ Commercial Invoice ไม่ได้ใช้เฉพาะแจ้งยอดชำระเงิน แต่ยังเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการซื้อขาย การขนส่ง การตรวจสอบมูลค่า การจัดทำข้อมูลพิธีการศุลกากร การธนาคาร และการประกันภัย โดยข้อมูลที่จำเป็นอาจแตกต่างกันตามประเภทสินค้า ประเทศ และรูปแบบธุรกรรม
Commercial Invoice ต่างจาก Proforma Invoice อย่างไร
Proforma Invoice
มักใช้เสนอข้อมูลเบื้องต้นก่อนธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ เช่น เสนอราคา ขออนุมัติคำสั่งซื้อ หรือเตรียมชำระเงิน
Commercial Invoice
ใช้กับรายการซื้อขายที่เกิดขึ้นจริง และควรแสดงข้อมูลให้ตรงกับสินค้าที่จัดส่งจริง รวมถึงราคาและเงื่อนไขที่ตกลงกัน
ไม่ควรถือว่าเอกสารสองประเภทนี้ใช้แทนกันได้ทุกกรณี เพราะข้อกำหนดของศุลกากร ผู้ซื้อ ธนาคาร หรือประเทศปลายทางอาจแตกต่างกัน ควรตรวจตามประเภทงานจริงเสมอ
ข้อมูลสำคัญที่ควรมีใน Commercial Invoice
Commercial Invoice ไม่มีรูปแบบเดียวที่เหมาะกับสินค้าทุกประเภท แต่สำหรับงานนำเข้า–ส่งออกทั่วไปควรมีข้อมูลต่อไปนี้
1. หมายเลข Invoice และวันที่ออกเอกสาร
กำหนดหมายเลขอ้างอิงที่ไม่ซ้ำและระบุวันที่ออกเอกสารให้ชัด เพื่อให้ผู้ซื้อ ผู้ขาย ผู้ให้บริการขนส่ง และผู้ดำเนินพิธีการอ้างอิงเอกสารชุดเดียวกัน
2. ข้อมูลผู้ขายหรือผู้ส่งออก
- ชื่อบริษัทหรือชื่อบุคคล
- ที่อยู่และประเทศ
- เบอร์โทรศัพท์ อีเมล และชื่อผู้ติดต่อ
- เลขทะเบียนหรือเลขประจำตัวที่เกี่ยวข้อง เมื่อจำเป็น
ชื่อและที่อยู่ควรสะกดตรงกับเอกสารการค้าอื่น ไม่ควรต่างจาก Packing List หรือใบตราส่งโดยไม่มีเหตุผลรองรับ
3. ข้อมูลผู้ซื้อ ผู้นำเข้า และผู้รับสินค้า
ควรแยกบทบาทให้ชัดว่าใครเป็น Buyer, Importer, Invoicee และ Consignee เพราะบางธุรกรรมผู้ซื้อ ผู้ชำระเงิน และผู้รับสินค้าอาจเป็นคนละบริษัท
4. เลขอ้างอิงของการซื้อขายและการขนส่ง
- Purchase Order Number
- Contract Number หรือ Letter of Credit Number
- Booking Number
- Bill of Lading หรือ Air Waybill Number เมื่อมีแล้ว
5. รายละเอียดสินค้าอย่างชัดเจน
หลีกเลี่ยงคำกว้าง ๆ เช่น Parts, Machine, Accessories หรือ Sample โดยไม่มีรายละเอียดเพิ่มเติม ควรอธิบายชื่อสินค้า ยี่ห้อ รุ่น วัสดุ ส่วนประกอบ ขนาด ลักษณะการทำงาน และวัตถุประสงค์การใช้งานตามความเหมาะสม
6. จำนวนสินค้าและหน่วยนับ
ระบุจำนวนพร้อมหน่วยให้ชัด เช่น PCS, SETS, KGS หรือ CARTONS และต้องสัมพันธ์กับ Packing List
7. ราคาต่อหน่วยและมูลค่ารวมแต่ละรายการ
สินค้าแต่ละรายการควรมีจำนวน ราคาต่อหน่วย และมูลค่ารวม พร้อมตรวจการคูณทุกบรรทัด
8. สกุลเงิน
ใช้รหัสสกุลเงินที่ชัดเจน เช่น USD, EUR, CNY, THB หรือ JPY ไม่ควรใช้เครื่องหมาย $ เพียงอย่างเดียว เพราะอาจตีความได้มากกว่าหนึ่งสกุลเงิน
9. ส่วนลด ค่าขนส่ง ค่าประกันภัย และค่าใช้จ่ายอื่น
เมื่อรวมอยู่ใน Invoice ควรแยกให้เห็นชัด เช่น Discount, Freight, Insurance, Packing Charge หรือ Handling Charge เพื่อให้เข้าใจว่ายอดรวมครอบคลุมค่าใดแล้วบ้าง
10. ยอดรวมของ Invoice
แสดงยอดรวมสุดท้ายพร้อมสกุลเงิน หลังหักส่วนลดและบวกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องแล้ว
11. Incoterms® พร้อมสถานที่ที่กำหนด
ไม่ควรระบุเพียง FOB, CIF หรือ DAP แต่ควรเขียนกฎที่เลือก พร้อมท่าเรือ เมือง หรือจุดส่งมอบ และปีของกฎให้ครบ เช่น
สถานที่ที่ระบุมีผลต่อจุดส่งมอบ การโอนความเสี่ยง และการแบ่งค่าใช้จ่ายระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขาย จึงต้องตรงกับข้อตกลงซื้อขายจริง
12. ประเทศต้นกำเนิด ประเทศส่งออก และประเทศปลายทาง
ประเทศต้นกำเนิดสินค้าไม่จำเป็นต้องเป็นประเทศเดียวกับที่ผู้ขายตั้งอยู่หรือประเทศที่ส่งสินค้าออก ควรแยกข้อมูลให้ถูกต้องเมื่อเอกสารหรือสิทธิทางภาษีกำหนด
13. Shipping Mark
เมื่อสินค้ามีเครื่องหมายหรือเลขหมายหีบห่อ ควรตรวจให้ตรงกันใน Invoice, Packing List, Bill of Lading และบนบรรจุภัณฑ์ เพื่อลดความสับสนในการระบุสินค้า
14. เงื่อนไขการชำระเงิน
ระบุวิธีและระยะเวลาชำระเงินให้ตรงกับ Purchase Order, สัญญา หรือ Letter of Credit
เอกสารที่ต้องตรวจให้ตรงกับ Commercial Invoice
| เอกสาร | ข้อมูลที่ควรตรวจเทียบ |
|---|---|
| Packing List | ชื่อสินค้า จำนวน หน่วย จำนวนหีบห่อ น้ำหนัก และ Shipping Mark |
| Bill of Lading / Air Waybill | ผู้ส่ง ผู้รับ เส้นทาง เลขอ้างอิง และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการขนส่ง |
| Purchase Order / Contract | สินค้า ราคา สกุลเงิน Incoterms และเงื่อนไขการชำระเงิน |
| Certificate of Origin | ผู้ส่ง ผู้รับ รายละเอียดสินค้า จำนวน พิกัด และถิ่นกำเนิด เมื่อขอใช้สิทธิ |
| ใบอนุญาต | ชื่อสินค้า รุ่น ปริมาณ ผู้ได้รับอนุญาต และเงื่อนไขของหน่วยงาน |
| Catalogue / Specification | วัสดุ ส่วนประกอบ คุณลักษณะ และการใช้งานของสินค้า |
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
รายละเอียดสินค้ากว้างเกินไป
เขียนเพียง Parts, Accessories หรือ Equipment โดยไม่มีวัสดุ รุ่น และการใช้งาน
ชื่อบริษัทหรือที่อยู่ไม่ตรงกัน
ข้อมูลผู้ขาย ผู้ซื้อ หรือผู้รับสินค้าแตกต่างระหว่าง Invoice, Packing List และใบตราส่ง
จำนวนและหน่วยไม่สัมพันธ์กัน
Invoice ระบุ PCS แต่ Packing List ระบุ CARTONS โดยไม่บอกความสัมพันธ์ของจำนวน
คำนวณยอดรวมผิด
ราคาต่อหน่วยคูณจำนวนไม่ตรง หรือยอดหลังส่วนลดและค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง
สกุลเงินไม่ชัดเจน
ใช้เครื่องหมาย $ โดยไม่ระบุว่าเป็น USD หรือสกุลเงินอื่น
Incoterms ไม่มีสถานที่
เขียนเพียง FOB หรือ DAP ทำให้ไม่ทราบจุดส่งมอบหรือจุดหมายที่ตกลงกัน
Checklist ก่อนส่ง Commercial Invoice
ตรวจให้ครบก่อนส่งเอกสาร
SmartClear ช่วยตรวจสอบอะไรได้บ้าง
SmartClear Customs & Logistics สามารถช่วยตรวจความครบถ้วนเบื้องต้นของข้อมูลก่อนดำเนินพิธีการ เช่น
- ความสอดคล้องระหว่าง Invoice และ Packing List
- รายละเอียดสินค้าที่ควรเตรียมประกอบการตรวจสอบ
- จำนวน หน่วย ราคา สกุลเงิน และยอดรวม
- ข้อมูลเส้นทางและ Incoterms
- เอกสารหรือใบอนุญาตที่อาจเกี่ยวข้องกับสินค้า
- ข้อมูลสำหรับเตรียมขอใบเสนอราคาและวางแผนงาน
การตรวจเอกสารก่อนสินค้าเดินทางช่วยลดการแก้ไขซ้ำ และทำให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับข้อมูลชุดเดียวกันตั้งแต่ต้น
คำถามที่พบบ่อย
Commercial Invoice ต้องมี HS Code หรือไม่?
ไม่ควรใส่พิกัดที่ยังไม่ได้ตรวจสอบเพียงเพื่อให้เอกสารดูครบ กรณีระบุ HS Code ควรตรวจจากรายละเอียดสินค้า วัสดุ ส่วนประกอบ และการใช้งานอย่างเหมาะสม
Invoice กับ Packing List ใช้แทนกันได้หรือไม่?
ไม่ได้ Invoice เน้นข้อมูลการซื้อขายและมูลค่า ส่วน Packing List เน้นการบรรจุ จำนวนหีบห่อ น้ำหนัก และการจัดสินค้า เอกสารทั้งสองควรสอดคล้องกัน
Commercial Invoice ต้องลงนามและประทับตราหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของผู้ซื้อ ธนาคาร Letter of Credit หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และประเทศปลายทาง จึงต้องตรวจเป็นรายธุรกรรม
แก้ Commercial Invoice หลังสินค้าออกเดินทางได้หรือไม่?
อาจแก้ได้เมื่อพบข้อมูลผิด แต่ต้องควบคุมเลขฉบับ วันที่ และแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้ใช้เอกสารฉบับเดียวกัน เพราะเอกสารไม่ตรงกันอาจทำให้ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม